Datenschutzerklärung
Stand: Juli 2026
Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung der Anwendung Beleg-OCR (belege.mesu-gmbh.de) — einem zugangsgeschützten Werkzeug zur Digitalisierung von Eingangsbelegen und deren Aufbereitung als DATEV-Buchungsstapel. Sie gilt nicht für die öffentliche Website mesu-gmbh.de.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
MESU Praxissysteme GmbH
Mühlental 1, 15236 Frankfurt (Oder)
Geschäftsführer: Eric Westermann
Telefon: 03 35 / 60 672-32
E-Mail: info@mesu-gmbh.de
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. In allen Datenschutzfragen erreichen Sie uns unter den oben genannten Kontaktdaten.
2. Geltungsbereich und Rollen
Bei der Verarbeitung sind zwei Rollen zu unterscheiden:
- Für die Anmelde- und Kontodaten der Nutzerinnen und Nutzer sowie für den Betrieb der Anwendung ist die MESU Praxissysteme GmbH Verantwortliche.
- Für die Inhalte der verarbeiteten Belege, die zu einer betreuten Firma (einem „Mandanten") gehören, handelt die MESU Praxissysteme GmbH im Auftrag und nach Weisung dieser Firma als Auftragsverarbeiterin (Art. 28 DSGVO). Verantwortliche für diese Inhalte ist die jeweilige Firma; maßgeblich ist der mit ihr geschlossene Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
3. SSL-/TLS-Verschlüsselung
Die Anwendung ist ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) erreichbar. Übertragene Daten sind dadurch für Dritte nicht mitlesbar.
4. Betrieb und Hosting (Auftragsverarbeiter)
Die Anwendung und alle zugehörigen Daten werden auf einem Server der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Hetzner verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter ausschließlich nach unserer Weisung; ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) ist abgeschlossen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizienten Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
5. Anmeldung, Konten und Sicherheit
Zur Nutzung ist eine Anmeldung mit den vergebenen Zugangsdaten erforderlich. Dabei verarbeiten wir:
- Stammdaten des Kontos: E-Mail-Adresse und Anzeigename;
- das Passwort ausschließlich als nicht umkehrbaren Hash (bcrypt), niemals im Klartext;
- zur Anmeldung eine Zwei-Faktor-Authentifizierung: den geheimen Schlüssel Ihrer Authenticator-App und die Backup-Codes (Codes nur als Hash);
- auf Wunsch als vertrauenswürdig markierte Geräte für bis zu 30 Tage, wobei Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung gespeichert werden;
- ein Protokoll sicherheitsrelevanter Vorgänge (z. B. Anmeldung, Passwort- und Rechteänderungen) mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung.
Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, missbrauchsgeschützten Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
6. Cookies
Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie zur Anmeldung, einen Wert zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery sowie – falls Sie es wählen – einen Wert zur Wiedererkennung eines vertrauten Geräts. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt; ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
7. Verarbeitung der Belege
Kern der Anwendung ist die Verarbeitung hochgeladener oder per E-Mail eingegangener Belege (Rechnungen, Gutschriften u. Ä.). Dabei werden die Belegdatei, der daraus erkannte Text sowie die ausgelesenen Felder (u. a. Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steueraufteilung und ggf. IBAN) gespeichert. Diese Belege können personenbezogene Daten Dritter enthalten (z. B. von Lieferanten). Die Verarbeitung erfolgt im Auftrag der jeweiligen Firma zur Buchhaltung und zur Erstellung des DATEV-Buchungsstapels.
Zur Unterstützung des Auslesens und der Kontierung setzen wir ein KI-Sprachmodell auf eigener Infrastruktur ein. Die Belegdaten verlassen unsere Server nicht und werden nicht an einen externen KI-Dienst übermittelt.
8. Beleg-Eingang per E-Mail
Optional kann je Firma ein E-Mail-Postfach eingebunden werden, aus dem eingehende Belege automatisch abgeholt werden. Dieses Postfach wird beim Anbieter Strato AG (Otto-Ostrowski-Straße 3, 10249 Berlin) in Deutschland betrieben. Die Zugangsdaten des Postfachs werden verschlüsselt gespeichert.
9. Empfänger der Daten
Eine Weitergabe an Dritte findet nur im beschriebenen Rahmen statt: an die Auftragsverarbeiter Hetzner (Betrieb) und – bei genutztem Postfach – Strato (Beleg-Eingang). Der erzeugte DATEV-Buchungsstapel wird von der nutzenden Person heruntergeladen und selbst an die Steuerkanzlei weitergegeben; eine automatische Übermittlung durch die Anwendung erfolgt nicht.
10. Speicherdauer
Belege und die daraus gewonnenen Daten werden für die Dauer der Zusammenarbeit und im Rahmen der gesetzlichen – insbesondere handels- und steuerrechtlichen – Aufbewahrungsfristen gespeichert. Kontodaten werden für die Dauer der Nutzung gespeichert. Zur Ausfallsicherheit werden nächtliche Sicherungen erstellt, die turnusmäßig überschrieben werden.
11. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Betrifft Ihr Anliegen den Inhalt verarbeiteter Belege einer betreuten Firma, richten Sie es bitte an diese Firma als Verantwortliche; wir unterstützen sie als Auftragsverarbeiterin bei der Erfüllung.
12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht
Brandenburg (LDA Brandenburg)
Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow
Telefon: 033203 / 356-0 · E-Mail:
poststelle@lda.brandenburg.de
13. Kontakt in Datenschutzfragen
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter info@mesu-gmbh.de oder telefonisch unter 03 35 / 60 672-32.